公益法人・一般法人のコロナウィルス感染症対応特集

2020年5月19日現在

Q　社員総会を延期することができますか。

A　社員総会は毎年事業年度終了後一定の期間内に開くことが求められていて、具体的には、定款に「事業年度終了後2か月以内」とか「3か月以内」などと定められていることがほとんどです。しかし、昨今のコロナウィルス感染症対応のための緊急事態宣言や外出自粛要請の発令により、社員総会を開催しても開催場所に来られない社員が多数発生することになります。内閣府はこのような事態を鑑み、社員総会が定款記載の時期までに開催できないとしても、開催な困難である『状況が解消された後合理的な期間内に開催していただければ、行政庁としては、その状況を斟酌して対応』すると表明しています。

Q　『状況が解消された後合理的な期間内に開催』『その状況を斟酌して対応』の意味は？

A　議決権の代理行使、書面議決権行使（電磁的方法も含む）、テレビ会議、決議省略などの方法を用いることを検討したかどうか、緊急事態宣言の対象となった地域かどうか、地方自治体からの外出自粛要請、施設の使用停止の要請・指示が出ているかどうか、などを斟酌することになるということと考えられます。いずれにしても、合理的に判断してできることを検討したかどうか、緊急事態宣言・外出自粛要請・休業要請・施設停止要請／指示などが解消したあと、可能な方法で社員総会を開催したかどうかが判断基準になるものと思われます。

Q　社員総会を開催すると密状態を回避できません。社員の方が出席しない状態で開くことはできますか。

A　社員総会を会議として開催すること自体は必要です。しかし、社員の方々に書面議決権行使や委任状の仕組みをできるだけ利用してもらうことで、出席する社員の方の数が減るようにすることは可能です。また、一定の投資が必要になりますが、WEBシステムを用いて、バーチャルで参加をしてもらう方法も可能です。

Q　社員総会の議決権行使書面や委任状を電子メールやFAXでやり取りすることは可能ですか。

A　議決権行使書面や委任状を電子メールやFAXで送付してもらうことも可能です。ただし、法人として、だれからの送付であるのかをEメールアドレスやFAX番号で照合できるように、社員名簿とともに管理しておく必要があります。

Q　理事会で理事がテレビ会議で参加する際に用意すべきもの、当日の運営で必要なことはありますか。

A　テレビ会議で参加してもらう場合には、理事同士の表情や発言が相互に確認できる状況での参加であることが必要です。そのための機材の用意があらかじめ用意すべきものになります。規程の変更は必ずしも必要ではありません。また、理事会当日には、議長が「〇〇理事は、遠隔地からの出席である」旨を宣言し、議事録にもその旨を記載することが望ましいでしょう。なお、音声のみの参加の場合には、理事同士の表情を相互に確認できないので、理事会の開催時に理事全員の承諾を得ておくことが適切です。